اشنایی با خواص مربوط به جداول و فیلدها
برای ساخت جدول روی گزینه New کلیک کرده تا گزینه های زیر ظاهر شود.هر کدام از گزینه های زیر یک روش برای ساخت جدول می باشد ،که با توجه به نوع اطلاعات و راحتی و سرعت کارتان یکی از اینها را می توانید انتخاب کنید.مراحل زیر را دنبال کنید تا با هر یک از این شیوه های ساخت جدول اشنا شوید.
1. DataSheet View
2. Design View
3. Table Wizard
4. Import Table
5. Link Table
DataSheet View :
در این روش محیط را به شكل يك صفحه گسترده يا با فرمت جدولي نمايش مي‌دهد.ستونها نماينگر فيلدهاي موجود در جدول هستند. كه از Field 1 تا Field 10 در آن موجود مي‌باشد .شما در این روش با Rename Column کردن نام این فیلدها و وارد کردن نام فیلدهای مربوطه می توانید جدول خود را بسازید.برای اینکار ابتدا فیلد را انتخاب سپس از منو Format گزینهRename Column را انتخاب کنید و یا اینکه روی فیلد مورد نظر راست کلیک کنید و گزینه Rename Column را انتخاب کنید .
مزیت این روش این است که شما میتوانید هم فیلدها را بسازید هم رکورد ایجاد کنید .از معایب ان نیز این است که شما در این روش نوع دادها و خصوصیات فیلدها را نمی توانید تغییر دهید.
Table Wizard
دراین روش شما می توانید از جداول از پيش طراحي شده براي ساخت جدول خود استفاده نمایید.با انتخاب این Table Wizard از قسمت New پنجرهء محاوره ای ان ظاهر می گردد که شامل گزينه‌هاي زير موجود است:
1. Sample Tabales :نمونه جدول توسط اين گزينه انتخاب مي‌شود.كه بر اساس دو مورد
A. Business
B. Personal
قابل انتخاب مي‌باشد.بعبارتی دیگر چون جداول از قبل ساخته شده است و شما می خواهید جدول یا جداول خود را انتخاب کنید انها را در دو گروه دسته بندی کرده اند که شما به راحتی انها را جستجو کرده و فیلدها و جداول مورد نطرتان را انتخاب کنید.انتخاب اول جداول مربوط به مشاغل و دسته دوم جداول موارد شخصی و عمومی می باشد.
2. Sample Fields :با انتخاب هر جدول فیلدهای ان در قسمت Sample Field ظاهر میشود ،که به شما این اجازه را می دهد که توسط دکمه های راهنما انها را به قسمت Field In My New Table انتقال دهید.
3. Fields In My New Table : فیلدهای منتقل شده به این قسمت ،فیلدهایی هستند که جدول شما را می سازند.
۴. NEXT
5. در اين مرحله نام براي جدول خود انتخاب کنید و از شما می پرسد که فيلد كليد اصلي برای جدولتان در نظر بگیرم ،در صورتي كه پيش فرض را بپذيريد خود برنامه كليد اصلي ايجاد مي‌كند در غير اين صورت خود بايد تعيين نماييد. برای درک اینکه فیلد کلید اصلی چیست مراجعه کنید به قسمت شناسایی اصول کار با رابطه ها و فیلدهای کلیدی .
6. NEXT
7. در اين مرحله مي‌توان نحوه اجرا جدول را تعيين نمود:
أ. اجرا در نماي ورود داده
Enter date directly into design
ب. اجرا در نماي طراحي
the table design Modify
ت. اجرا در نماي ورود داده همراه با ايجاد فرم از ان
Enter date into the table using a form the wizard creates for me.
گزینه خود را انتخاب کنید و دکمه Next غیر فعال است با انتخاب دکمه Finish ساخت جدول تمام می شود.و نتیجه را می توانید مشاهده کنید.
Table Wizard
دراین روش شما می توانید از جداول از پيش طراحي شده براي ساخت جدول خود استفاده نمایید.با انتخاب این Table Wizard از قسمت New پنجرهء محاوره ای ان ظاهر می گردد که شامل گزينه‌هاي زير موجود است:
1. Sample Tabales :نمونه جدول توسط اين گزينه انتخاب مي‌شود.كه بر اساس دو مورد
A. Business
B. Personal
قابل انتخاب مي‌باشد.بعبارتی دیگر چون جداول از قبل ساخته شده است و شما می خواهید جدول یا جداول خود را انتخاب کنید انها را در دو گروه دسته بندی کرده اند که شما به راحتی انها را جستجو کرده و فیلدها و جداول مورد نطرتان را انتخاب کنید.انتخاب اول جداول مربوط به مشاغل و دسته دوم جداول موارد شخصی و عمومی می باشد.
2. Sample Fields :با انتخاب هر جدول فیلدهای ان در قسمت Sample Field ظاهر میشود ،که به شما این اجازه را می دهد که توسط دکمه های راهنما انها را به قسمت Field In My New Table انتقال دهید.
3. Fields In My New Table : فیلدهای منتقل شده به این قسمت ،فیلدهایی هستند که جدول شما را می سازند
4. NEXT
5. در اين مرحله نام براي جدول خود انتخاب کنید و از شما می پرسد که فيلد كليد اصلي برای جدولتان در نظر بگیرم ،در صورتي كه پيش فرض را بپذيريد خود برنامه كليد اصلي ايجاد مي‌كند در غير اين صورت خود بايد تعيين نماييد. برای درک اینکه فیلد کلید اصلی چیست مراجعه کنید به قسمت شناسایی اصول کار با رابطه ها و فیلدهای کلیدی .
6. NEXT
7. در اين مرحله مي‌توان نحوه اجرا جدول را تعيين نمود:
أ. اجرا در نماي ورود داده
Enter date directly into design
ب. اجرا در نماي طراحي
the table design Modify
ت. اجرا در نماي ورود داده همراه با ايجاد فرم از ان
Enter date into the table using a form the wizard creates for me.
گزینه خود را انتخاب کنید و دکمه Next غیر فعال است با انتخاب دکمه Finish ساخت جدول تمام می شود.و نتیجه را می توانید مشاهده کنید.
Design View
در این روش می توانید جدولی بسازید که خود ساختار جدول ، فيلدها و خصوصيات ان را تنظيم نمودو مشاهده نمایید .
نماي طراحي از دوقسمت بالا و پایین تشکیل شده که شامل گزينه‌هاي زير می باشد.
در قسمت اول پنجره طراحي داريم:
1. Field Name
2. Data Type
3. Description
قسمت دوم شامل Field Properties می باشد که خود شامل دو بخش است:
1. General
2. Look Up
• Field Name:
امكان نام گذاري براي فيلدها را امكان پذير مي‌سازد.در قسمت های بعدی با قواعد نامگذاری ان اشنا میشوید.
• Description :
شما میتوانید برای راهنمایی کاربران توضیحاتی درباره فیلد مد نظرتان بدهید.نتیجه انچه بعنوان توضیح نوشته اید در نمای ورود داده در قسمت StatusBar قابل مشاهده می باشد البته باید ستون نام ان فیلد انتخاب باشد.
• Field Properties :
متناسب با نوع داده خصوصيات را نشان مي‌دهد و نشان مي‌دهدچه خصوصياتي را مي‌توان وارد كرد و یا تنظیم نمایید . برای درک این مطلب باید قسمتهای اینده را بررسی و دنبال کنید.
برای ساخت جدول از طریق Design View شما باید با نوع دادهData Type و سایر خصوصیات آشنا شوید بنابراین مراحل بعدی را دنبال کنید تا توانایی ایجاد جدول را با استفاده از این روش بدست اورید.
شناسایی اصول انتخاب نوع فیلدها،اندازه انها و فرمت انها
قواعد نامگذاري فيلدها:
1. نام فيلدها نبايد از 64 كاراكتر بيشتر باشد
2. حتما بايد اول نام فيلدها با حروف الفبا شروع شود ولي در ادامه نام مي‌توان از ارقام نيز استفاده كرد.
3. در نام فيلد از علامتهايي همچون ] , [ , ? ,! , ) ,( نبايد استفاده كرد.
Data Type :
اصل و اساس جدول را مشخص مي‌كند و در واقع نوع داده و اطلاعاتي كه در فيلد ذخيره مي‌شود را مشخص مي‌كند.بعبارتی دیگر یک واحد سنجش می باشد برای فیلدهای ما بطور مثال ما برای خرید پارچه از واحد متر استفاده می کنیم و میگویم 3 متر از پارپچه A بده و یا به کسی که ادرس می پرسد می گوییم 100 متر باید حرکت کنی بنابراین نتیجه میگیریم که نوع داده ،مشخص میکند هر فیلدی چه دسته از داده ها را شامل میشودو از چه نوعی است.
نوع داده شامل گزينه‌هاي زير مي‌باشد:
Text:
وقتی بخواهیم فیلدی بسازیم که متنی باشد از این نوع داده استفاده میشود.این نوع داده شامل حرف و عدد است كه محدوده ان از 1 تا 255 كاركتر را مي‌پذيرد.مثل فیلد FirstName ،LastName ،غیره
Memo :
نوع داده متني كه 65000 كاركتر حرفي را مي‌پذيرد.این نوع داده مانند نوع داده Text میباشد با این تفاوت که برای فیلدهایی استفاده میشود که چند خطی هستند و تعداد کارکترهای انها بیش از 255 کارکتر است.مثل فیلد Note و غیره
Number :
وقتی بخواهیم فیلدی بسازیم که رقم و عددی باشد ازنوع داده عددي استفاده می کنیم کاربرد ان این است که براي نگهداري عمليات محاسباتي به كار مي‌رود.مثل فیلد NomreDarss و غیره
Date/Time :
وقتی بخواهیم فیلدی بسازیم که قابلیت نمایش تاریخ و زمان را داشته باشد ازنوع داده Date/Time استفاده می کنیم .مثل فیلد BirthDate و غیره
Currency :
وقتی بخواهیم فیلدی بسازیم که قابلیت دریافت مقادیر پولی را داشته باشد ازنوع داده Currency استفاده می کنیم .مثل فیلد UnitPrice و غیره
AutoNumber :
نوع داده كه به طور متوالي رقم مي‌اندازد.یعنی با انتخاب این نوع داده به طور اتوماتیک ارقام ایجاد میشود.اصولا فیلدهای که با نام کد پرسنلی ،کد دانش اموزی و غیره از این نوع داده استفاده میشود.
Yes/No :
این نوع داده برای فیلدهایی که می خواهیم به صورت گزينشي باشد استفاده میشود.مثلا فیلد جنسیت که جواب ان بله یا خیر می باشد.
OLE Object :
كليه برنامه‌هاي كاربردي كه ole(object link embaded) را پشتيباني مي‌كند ، نگهداري مي‌كند.در فصول بعدی در قسمت ارتباط و لینک برنامه Access با سایر برنامه های تحت Office کاربرد این نوع داده توضیح داده شده است.
HyperLink :
كليه سندها ،آدرسهاو صفحات Web را نگهداري مي‌كند. در فصول بعدی کاربرد ان توضیح داده شده است.
LookUp Wizard:
امكان انتخاب گزينه‌ها را به صورت انتخاب از ليست فراهم مي‌كند.اين گزينه روي دو نوع داده Text,Number قابل اجرا است و به دو صورت مي‌توان آن را ايجاد نمود .
من بهار هستم. مهندس کامپیوتر.